Fonctionnement
Comment CliniCall répond au téléphone de votre cabinet
Un assistant vocal configuré pour votre cabinet : vos horaires d’ouverture, vos sites, vos types de rendez-vous et vos règles sur ce qu’il peut ou non traiter.
Les appels de routine qui remplissent vos journées
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Prend les nouveaux rendez-vous
Identifie le bon type de rendez-vous, propose de vrais créneaux libres et les réserve dans votre logiciel de gestion du cabinet.
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Prend les demandes de report et d’annulation
Note le rendez-vous concerné et les créneaux souhaités, puis envoie une demande de rappel. Il ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme.
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Note les informations du patient
Demande le nom, la date de naissance et le motif de l’appel, puis les transmet avec la réservation ou la demande de rappel.
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Répond aux questions sur le cabinet
Horaires d’ouverture, adresses, documents à apporter, préparation. Uniquement à partir des informations que vous avez validées.
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Transfère l’appel ou prend une demande de rappel
Quand une personne est nécessaire, il transfère l’appel à l’accueil si celui-ci est ouvert ; sinon, il recueille les informations et envoie à votre équipe une demande de rappel résumée.
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Décroche à toute heure
Dès que les appels lui sont transférés, l’assistant répond la nuit, le week-end et les jours fériés comme en journée.
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Parle les langues de vos patients
Détecte la langue de l’appelant. Le français et l’anglais sont vérifiés sur des lignes déjà en service.
Il sait ce qu’il ne doit pas traiter
L’assistant ne donne jamais de conseil médical et n’invente jamais de disponibilités ni de règles. Quand une demande sort de son cadre, il le dit et transfère l’appel à l’accueil pendant les heures où il est tenu ; en dehors, il indique que l’équipe rappellera et lui transmet la demande avec un résumé.
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Urgences
Suit les règles d’urgence que vous définissez, par exemple quel site prend en charge les urgences et ce que l’appelant doit faire immédiatement.
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Des résumés, pas des messages vocaux
Votre équipe reçoit qui a appelé, pourquoi, et les informations déjà recueillies : le rappel est court et déjà préparé.
Honnête sur sa nature dès qu’on le lui demande
L’assistant répond comme l’accueil du cabinet. Dès qu’un appelant demande à qui il parle, il indique qu’il est la réceptionniste virtuelle du cabinet ; il ne prétend jamais être une personne.
De la démo à la mise en service
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Démo
Une démo de 30 minutes, qui nous sert aussi à comprendre l’usage actuel de votre téléphone : types d’appels, sites, logiciel et ce qui doit toujours passer par une personne. Vous recevez ensuite un devis écrit.
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Configuration
Nous paramétrons l’assistant avec les informations et les règles de votre cabinet, et le connectons à votre logiciel de gestion du cabinet.
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Tests avec votre équipe
Votre équipe l’appelle, tente de le mettre en défaut et valide la façon dont il répond avant qu’un patient ne l’entende.
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Mise en service
Vous transférez les appels quand vous êtes occupés, ou tous les appels, et consultez chaque conversation dans votre tableau de bord.
Les questions que les cabinets nous posent
Les patients sauront-ils qu’ils ne parlent pas à une personne ?
Il répond comme l’accueil du cabinet et dit qu’il est la réceptionniste virtuelle du cabinet dès qu’on le lui demande. Il ne se présente jamais comme une personne.
Que se passe-t-il quand il ne peut pas aider ?
Pendant les heures où l’accueil est tenu, il transfère l’appel à votre équipe. En dehors, il explique qu’un membre de l’équipe rappellera, recueille les coordonnées et le motif, puis envoie une demande de rappel avec un résumé.
Avec quels logiciels de gestion du cabinet fonctionne-t-il ?
Mikrono est en production et XEYEX est en cours de déploiement. Les autres systèmes sont intégrés cabinet par cabinet ; dites-nous lequel vous utilisez.
Gère-t-il les appels urgents ?
Il suit les règles d’urgence que vous définissez et ne donne jamais de conseil médical. Les urgences sont orientées exactement comme votre cabinet le précise.
Quelles langues parle-t-il ?
Il détecte la langue de l’appelant. Le français et l’anglais sont vérifiés sur des lignes déjà en service ; nous validons toute autre langue sur votre ligne avant la mise en service.
Gardons-nous notre numéro de téléphone ?
Oui. L’assistant a son propre numéro ; vous y transférez les appels de votre numéro actuel, en permanence ou seulement quand votre équipe est occupée.