So funktioniert’s
So nimmt CliniCall Ihr Praxistelefon ab
Eine Sprachassistentin, konfiguriert für Ihre Praxis: Ihre Öffnungszeiten, Ihre Standorte, Ihre Terminarten und Ihre Regeln dafür, was sie erledigen darf und was nicht.
Die Routineanrufe, die Ihren Tag füllen
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Bucht neue Termine
Findet die passende Terminart, bietet tatsächlich freie Termine an und bucht sie in Ihrer Praxissoftware.
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Nimmt Verschiebungen und Stornierungen auf
Erfasst den betroffenen Termin und die Wunschzeiten und sendet eine Rückrufbitte. Sie verschiebt oder storniert nie selbst einen Termin: Ihr Team bestätigt.
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Nimmt die Angaben des Patienten auf
Fragt nach Name, Geburtsdatum und Anliegen und gibt sie mit der Buchung oder der Rückrufbitte weiter.
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Beantwortet Fragen zur Praxis
Öffnungszeiten, Standorte, was mitzubringen ist, wie man sich vorbereitet. Ausschließlich aus Informationen, die Sie freigegeben haben.
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Stellt durch oder nimmt eine Rückrufbitte auf
Wenn eine Person gebraucht wird, stellt sie den Anruf zum Empfang durch, sofern er besetzt ist; sonst erfasst sie die Angaben und sendet Ihrem Team eine zusammengefasste Rückrufbitte.
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Nimmt Anrufe zu jeder Uhrzeit an
Sobald Anrufe an sie weitergeleitet sind, antwortet die Assistentin nachts, am Wochenende und an Feiertagen genauso wie tagsüber.
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Spricht die Sprachen Ihrer Patienten
Erkennt die Sprache des Anrufers. Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft.
Sie weiß, was sie nicht übernehmen darf
Die Assistentin gibt nie medizinischen Rat und erfindet weder Verfügbarkeiten noch Praxisregeln. Liegt eine Anfrage außerhalb ihrer Regeln, sagt sie das und stellt den Anruf zum Empfang durch, solange er besetzt ist. Außerhalb dieser Zeiten kündigt sie einen Rückruf des Teams an und leitet die Anfrage mit einer Zusammenfassung an Ihr Team weiter.
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Dringende Fälle
Folgt den Dringlichkeitsregeln, die Sie festlegen, zum Beispiel welcher Standort Notfälle übernimmt und was der Anrufer jetzt tun soll.
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Zusammenfassungen statt Mailbox
Ihr Team erhält, wer angerufen hat, warum, und die bereits erfassten Angaben. So ist der Rückruf kurz und bereits vorbereitet.
Auf Nachfrage offen, dass sie virtuell ist
Die Assistentin meldet sich wie der Empfang der Praxis. Sobald ein Anrufer fragt, mit wem er spricht, sagt sie, dass sie die virtuelle Rezeptionistin der Praxis ist; sie gibt sich nie als Mensch aus.
Von der Demo bis zum Live-Betrieb
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Demo
Eine 30-minütige Demo, in der wir auch verstehen, wie Ihr Telefon heute genutzt wird: Anrufarten, Standorte, Software und was immer an eine Person gehen muss. Anschließend erhalten Sie ein schriftliches Angebot.
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Konfiguration
Wir richten die Assistentin mit Ihren Praxisinformationen und Regeln ein und verbinden sie mit Ihrer Praxissoftware.
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Test mit Ihrem Team
Ihr Team ruft sie an, versucht sie aus dem Konzept zu bringen und gibt ihre Antworten frei, bevor ein Patient sie hört.
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Live-Schaltung
Sie leiten Anrufe weiter, wenn Sie beschäftigt sind, oder alle Anrufe, und sehen jedes Gespräch in Ihrem Dashboard nach.
Fragen, die Praxen uns stellen
Wissen Patienten, dass sie nicht mit einer Person sprechen?
Sie meldet sich wie der Empfang der Praxis und sagt, dass sie die virtuelle Rezeptionistin der Praxis ist, sobald man sie danach fragt. Sie gibt sich nie als Mensch aus.
Was passiert, wenn sie nicht weiterhelfen kann?
Solange Ihr Empfang besetzt ist, stellt sie den Anruf zu Ihrem Team durch. Außerhalb dieser Zeiten erklärt sie, dass jemand aus dem Team zurückruft, erfasst die Kontaktdaten und den Grund des Anrufs und sendet eine Rückrufbitte mit Zusammenfassung.
Mit welcher Praxissoftware funktioniert sie?
Mikrono ist im Produktivbetrieb, XEYEX wird gerade eingeführt. Andere Systeme werden je Praxis angebunden; sagen Sie uns, welches Sie nutzen.
Übernimmt sie dringende Anrufe?
Sie folgt den Dringlichkeitsregeln, die Sie festlegen, und gibt nie medizinischen Rat. Dringende Fälle werden genau so weitergeleitet, wie Ihre Praxis es vorgibt.
Welche Sprachen spricht sie?
Sie erkennt die Sprache des Anrufers. Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft; jede weitere Sprache testen wir vor der Inbetriebnahme auf Ihrer Leitung.
Behalten wir unsere Telefonnummer?
Ja. Die Assistentin hat eine eigene Nummer; Sie leiten Anrufe von Ihrer bestehenden Nummer dorthin weiter, dauerhaft oder nur, wenn Ihr Team beschäftigt ist.