KI-Telefonassistent Optiker: wer abhebt, während Ihr Team im Laden berät

CliniCall übernimmt den Anruf vom ersten Satz bis zur fertigen Notiz. Der Telefonassistent begrüßt die Person im Namen Ihres Geschäfts, klärt das Anliegen und fasst am Ende zusammen, was als Nächstes passiert. Möchte die Person wissen, wer am Apparat ist, nennt er sich „die virtuelle Rezeptionistin der Praxis“; dass er ein Mensch sei, behauptet er nie.

Vor der Bestätigung prüft Ihr Team, ob Terminlänge, Anliegen und zuständige Person zusammenpassen. Eine Kontaktlinsenanpassung braucht mehr Zeit als die Abholung einer Brille, und eine Hörgeräteeinstellung gehört zu der Person, die dafür ausgebildet ist. Ihr Team ordnet die Anfrage der zuständigen Fachkraft zu.

Die Rückrufbitte enthält Name, Rückrufnummer, Anliegen und passende Zeiten. Weil der Anlass schon feststeht, kann Ihr Team beim Rückruf gleich einen passenden Termin vorschlagen. Es trägt ihn danach selbst in Ihr Praxisprogramm ein.

Bei Ihnen bleibt alles, wofür man Fachwissen, eine Akte oder eine Kasse braucht. Ihr Team beantwortet Fragen zu Sehwerten und Glasstärken, nennt Preise und Zuschüsse und sagt, ob eine Bestellung eingetroffen ist. Jede Verschiebung und jede Absage bestätigt ebenfalls Ihr Team.

Will ein Anrufer sofort mit jemandem sprechen, stellt der Telefonassistent nur unter zwei Bedingungen durch: Der Empfang ist besetzt, und eine Weiterleitungsnummer ist eingerichtet. Fehlt eine davon, etwa weil alle mit Kundschaft beschäftigt sind oder der Laden geschlossen hat, nimmt er eine Rückrufbitte auf. Die Person erfährt dann, dass sich das Geschäft meldet.

Führen Sie mehrere Filialen, nennt der Telefonassistent die Adresse und die Öffnungszeiten, die Sie für jede hinterlegt haben. In der Rückrufbitte hält er fest, welche Filiale der Anrufer meint, damit sie nicht im falschen Laden liegen bleibt. Arbeiten bei Ihnen Augenoptik und Hörakustik unter einem Dach, trennt die Notiz beide Anliegen sauber.

Eine gute Notiz erspart den zweiten Anlauf am Telefon. Ihr Team sieht im Dashboard, wer angerufen hat, worum es ging und was schon geklärt ist, und kann zwischen zwei Beratungen zurückrufen, statt einen Anrufbeantworter abzuhören. Anrufe, die mit einer reinen Auskunft endeten, stehen dort ebenfalls, ohne dass jemand etwas tun muss.

Wie die Verbindung zu Ihrem Praxisprogramm eingerichtet wird, beschreibt die Seite zu XEYEX. Ihren Preis erhalten Sie als schriftliches Angebot nach einem 30-minütigen Gespräch; die Preisseite zeigt, woraus sich die Tarife zusammensetzen.

Ein Optiker ist oft die erste Nummer, die jemand mit einem gereizten Auge wählt, obwohl er dort keine Diagnose bekommt. Der Telefonassistent berät medizinisch nicht; er hält sich an die Notfallregeln, die Ihr Geschäft vor der Inbetriebnahme festlegt. Er sagt dem Anrufer, was dort steht, und nichts darüber hinaus.

Für Frankreich nennt die Assurance Maladie auf ameli.fr klare Fälle, die ein Geschäft dort als Notfallregeln hinterlegen kann. Bei einem roten Auge mit plötzlicher Sehverschlechterung gehört die Person noch am selben Tag zum Augenarzt oder in die Notaufnahme; einen einfachen Sehtest im Geschäft bietet der Telefonassistent dann nicht an. Er verweist die Person weiter und nimmt keinen Termin für eine Refraktion auf.

Nach derselben Quelle gehört eine Augenverletzung, ein ins Auge gespritztes Produkt oder ein eindringender Fremdkörper dringend zum Augenarzt oder in die Notaufnahme. Ein Auge, das in den Tagen nach einer Operation rot wird und schmerzt, verlangt noch am selben Tag eine augenärztliche Untersuchung. Ruft jemand kurz nach einem Eingriff an, zählt deshalb der Hinweis auf die Operation mehr als die Frage nach der neuen Brille.

Für Hörakustiker ist eine weitere Regel der Assurance Maladie wichtig: Ein plötzlicher Hörverlust ist ein medizinischer Notfall und gehört sofort in die Notaufnahme. Kann die Person nicht dorthin, vor allem nach einer Verletzung oder bei einer schweren Infektion, soll sie 15 oder 112 anrufen, so ameli.fr. Der Telefonassistent vereinbart in diesem Fall keinen Termin zur Einstellung des Hörgeräts.

Ein Geschäft in Luxemburg oder Deutschland hinterlegt seine eigenen Hinweise, etwa welche augenärztliche Bereitschaft in der Umgebung erreichbar ist. Für jede Schilderung legen Sie fest, ob der Anruf durchgestellt wird, ob der Anrufer einen Hinweis auf Notaufnahme oder Notruf bekommt oder ob eine Rückrufbitte genügt. Was Sie nicht festlegen, behandelt der Telefonassistent als Rückrufbitte und nie als eigene Einschätzung.

Durchstellen kann er nur, wenn der Empfang besetzt ist und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist. Nach Ladenschluss sind beide Bedingungen selten erfüllt, also nennt er den Verweis aus Ihren Regeln und nimmt eine Rückrufbitte auf. Am nächsten Morgen sieht Ihr Team im Dashboard, welche Anrufe am Abend dringend klangen.

Welche Beschwerden eher in eine Augenarztpraxis als zum Optiker gehören, zeigt unsere Seite zur Augenheilkunde. Wie Sie Sehtests, Kontrollen und Rückfragen am Telefon trennen, vertieft der Ratgeber zu Telefon und Sehtest beim Optiker.